Comment mettre en œuvre les politiques et les directives
Des politiques et procédures claires et bien rédigées permettent de garantir que les opérations quotidiennes reflètent la vision et la mission à long terme de votre entreprise. Elles visent également à protéger les intérêts juridiques de votre entreprise et à fournir un cadre pour la prise de décisions équitables et cohérentes. Il est essentiel de suivre le processus d'adoption, qui comprend normalement l'évaluation, la mise à l'essai, la révision et la ratification, afin de s'assurer que les politiques et les procédures augmentent plutôt que de diminuer la probabilité d'atteindre ces objectifs.
Examiner les versions préliminaires de la politique et de la procédure
Une évaluation approfondie précède la phase d'adoption, qui est la troisième étape du cycle de vie de la politique et de la procédure. Dans de nombreuses entreprises, avant d'envoyer les résolutions proposées à d'autres pour qu'elles soient révisées, testées ou acceptées, l'équipe de direction procède à un examen initial. Examinez comment les politiques suggérées sont liées aux objectifs stratégiques et comment les processus proposés sont liés aux politiques mères. En outre, vérifiez que le langage est clair et qu'il s'adresse au public visé. Tout écrit qui ne passe pas l'évaluation initiale doit être renvoyé à l'auteur pour être édité.
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Créez des directives pour les commentaires
Établissez des directives pour la transmission des commentaires sur les demandes de modification ou de révision complète, ainsi que des délais. Tout document renvoyé à la suite d'une évaluation initiale doit contenir les commentaires pertinents, et pas seulement une phrase comme "sans opinion". Par exemple, exigez que les critiques commencent par des phrases comme "le projet nécessite des ajustements mineurs" ou "le projet est indésirable et nécessite des révisions considérables pour être efficace." Ces remarques préliminaires sont suivies de suggestions d'ajustements ou de révisions.
La phase d'évaluation
Utilisez un public limité et un temps déterminé pour mettre en œuvre la politique et les procédures connexes. Le public cible est souvent le service ou les utilisateurs qui sont le plus immédiatement concernés. La période de temps doit être suffisante pour évaluer l'impact sur les opérations régulières et tout effet secondaire potentiel. La direction et le personnel concerné doivent évaluer l'efficacité d'une résolution telle quelle ou si des modifications la rendraient plus efficace, efficiente ou conforme à une exigence de conformité.
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Approuver et mettre en œuvre
La dernière étape de l'approbation des politiques et procédures est la ratification. Cela peut être aussi simple que le propriétaire de l'entreprise donne son approbation et demande aux ressources humaines d'inclure la résolution dans le manuel de l'employé pour une petite entreprise avec une structure organisationnelle plate et peu de décideurs. La ratification implique souvent un dernier examen et une discussion, suivis d'un vote de la résolution, pour une entreprise de taille moyenne ou grande. Les politiques et les procédures entrent en vigueur après avoir été autorisées.