Pourquoi adopter des politiques et des procédures
Les opérations quotidiennes doivent correspondre à la vision et à l'énoncé de mission de votre entreprise à long terme, alors assurez-vous que vos politiques et procédures sont claires et bien rédigées. Elles visent également à défendre les intérêts juridiques de votre entreprise en fournissant un cadre permettant de faire des choix cohérents et équitables. Le processus d'adoption, qui implique normalement d'examiner, de tester, de réviser et de ratifier les politiques et procédures, est crucial pour garantir que les politiques et procédures contribuent à la réalisation de ces objectifs au lieu de l'entraver.
Examiner les projets de politiques et de procédures
Une évaluation approfondie précède la phase d'adoption, qui est la troisième étape du cycle de vie des politiques et procédures. Avant de faire passer les résolutions proposées pour modification, test ou acceptation, l'équipe de direction de nombreuses entreprises procède à une évaluation initiale. Vérifiez si une politique proposée est liée à un objectif stratégique et si les processus sont liés à une politique mère. Assurez-vous également que le langage est clair et qu'il s'adresse au public visé. Tout écrit qui échoue à l'examen initial doit être renvoyé à l'auteur pour être édité.
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Mettez en place des procédures de retour d'information
Créez des règles pour la transmission des commentaires sur les demandes de modification ou de révision complète, y compris les dates d'échéance. Après une première révision, tout retour doit inclure les commentaires nécessaires, et non une remarque du type "sans opinion". Par exemple, insistez pour que les commentaires commencent par des phrases comme "le projet nécessite des révisions mineures" ou "le projet est indésirable et nécessite des changements considérables pour être efficace". Des ajustements spécifiques ou des suggestions de révision doivent être faits en réponse à ces déclarations d'introduction.
La phase de test
Utilisez un public limité et un temps déterminé pour mettre en œuvre la politique et les procédures qui l'accompagnent. Le public est généralement le service ou les utilisateurs les plus directement concernés. Le délai doit être suffisamment long pour évaluer l'impact sur les opérations quotidiennes ainsi que les conséquences potentielles. Demandez aux responsables et aux employés concernés de vous faire part de leurs commentaires sur l'efficacité de la résolution telle qu'elle est ou sur les révisions qui pourraient améliorer son efficacité, son efficience ou sa conformité à une directive de conformité.
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Approuver et mettre en œuvre
L'étape ultime de l'approbation des politiques et procédures est la ratification. Cela peut être aussi simple que la signature du propriétaire de l'entreprise et l'ordre aux ressources humaines d'inclure la résolution dans le manuel de l'employé pour une petite entreprise avec une structure organisationnelle plate et peu de décideurs. Pour une entreprise de taille moyenne ou grande, la ratification implique généralement un dernier examen et une discussion, suivis d'un vote de la résolution. Une fois approuvées, les politiques et procédures passent à la phase de mise en œuvre.